تسجيل الدخول

الدوائر الادارية

دائرة العطاءات والمشتريات

​​المقدمة

 تعدُّ دائرة العطاءات والمشتريات جزءًا أساسيًّا ومتممًا لنشاط الإدارات الأخرى إذ من المستحيل أن تصل أي منشأة أو مؤسسة إلى أقصى إمكانيات النجاح دون نجاح إدارة العطاءات والمشتريات بها . وهذا لا يعني أن لكل إدارات العطاءات والمشتريات في كافة المشروعات أو المؤسسات نفس الأهمية والأثر ولكن يؤثر هذا بشكل واضح من مشروع إلى آخر ومن مؤسسة إلى أخرى، ويرتبط نجاحها بحجم المشروع وأهدافه والظروف الاقتصادية المحيطة والطريقة التي يعمل بها المشروع . 

مهام دائرة العطاءات والمشتريات:

•  استقبال طلبات العمليات الشرائية المحولة من كافة الكليات والدوائر في الجامعة.

•  عمل التقدير المالي للبنود الواردة في طلبات الشراء ليتم حجز المخصصات المالية لها.

•  إعداد دعوة تقديم العروض للمباشرة بإجراءات الشراء.

•  الرقابة والتدقيق على قرارات الإحالة والتوصية الفنية من حيث اختيار الأسعار والمنشأ وفترة التسليم واسم المادة ونوع الوحدة وعدد الوحدات ومناقشة الجهة الطالبة في البنود الموجود عليها تساؤل بتوصيات من رئيس القسم.

•  إعداد أوامر الشراء ومتابعة توريد البنود المحالة على الشركة.

•  مطابقة البنود الموردة وحسب الفواتير من قبل الشركات مع قرارات أوامر الشراء الصادرة عن الدائرة.

•   متابعة كافة أمور الكفالات المقدمة من الشركات بالتنسيق مع الدائرة المالية.

 القيم الجوهرية :

•  العمل الجماعي بروح الفريق.

•  الأمانة والصدق والولاء والانتماء.

•  التخطيط والتطوير المستمر والتصدي للمشاكل قبل وقوعها .

•  الشفافية والعدالة في العمل .

•  الالتزام بالقوانين وتمكين وضبط صلاحيات العاملين بما في ذلك من مصلحة عامة.

•  متابعة وإرضاء طالبي الشراء وفق القدرات المتاحة والقوانين المطبقة .

 إن التفسير التقليدي لهدف الشراء هو الشراء بالكميات المناسبة والجودة المناسبة وبالسعر المناسب ومن مصادر التوريد المناسبة وفي الوقت المناسب . ويبدو أن هذا التفسير منطقي إلا أن توضيح كيفية تحقيق هذا تعتبر الإجابة عن السؤال الوارد في بداية هذا الكلام . 

ومن هنا يمكن أن نلخص أهداف دائرة العطاءات والمشتريات في الآتي :

أولا: تدعيم أنواع النشاط المختلفة في المؤسسة بتحقيق التدفق المستمر للمشتريات 

ثانيا : الشراء على أساس المنافسة:

تتبع قوى العرض والطلب التي تتحكم في الأسعار ووفرة المواد المطلوبة التي تؤثر في الأسعار . أما الشراء السليم فهذا يتطلب البحث المستمر الذي يحقق تجميع المعلومات عن السعر ، الجودة والخدمة . فالمشتري الذي يعمل في عالم المنافسة إذا دفع سعرا أعلى من منافسيه يصعب عليه أن يقف معهم على قدم المساواة . والمشتري الذي يحصل على سلعه غالية الثمن في الوقت الذي كان فيه يستطيع أن يستبدلها بأخرى أرخص لا يقوم بالشراء السليم . 

ثالثا :  الإبقاء على المبالغ المستثمرة في المخزون أقل ما يمكن ، وتخصيص احتمال الخسارة التي يتعرض لها المخزون مثل قدم العهد، التحلل والسرقة وغيرها . 

رابعا : الوصول إلى أنسب مصادر للتوريد . ويعدُّ هذا من أصعب الأهداف وخاصة إذا كانت بقية الإدارت تعتقد أن الشراء ينطوي على دفع المبالغ الكبيرة إلى إحدى مصادر التوريد فحسب . 

خامسا :  تنمية العلاقات العامة مع مصادر التوريد حيث يمكن في ظل العلاقات الوثيقة التغلب على الكثير من العقبات التي لا بد وأن تظهر بين المشتري والمورد .في ظل العلاقات القوية بين الطرفين يقدم المّورد إلى المشتري الكثير من المعلومات المفيدة عن السلع الجديدة وعن الأسعار ويقدم أحسن الخدمات إلى عملائه المستديمين . 

سادسا  : تحقيق التكامل الواضح بين إدارة العطاءات والمشتريات وغيرها من العمادات والإدارات في المؤسسة . وهذا يعني عرض المعلومات الوفيرة التي أمكن تجميعها من الموردين لتفيد منها بقية العمادات والإدارات ويتضمن هذا تفهم احتياجات العمادات والإدارات الأخرى لكي نترجم هذه الاحتياجات إلى الموردين الخارجيين .

ولمباشرة هذه المسؤوليات ، فإنّ إدارة العطاءات والمشتريات هي مركز المعلومات عن مستلزمات العملية التدريسية .

 عنوان الدائرة:

 Tel : +962 6 560 99 99     Ext:1119

Fax: +962 6 560 99 70

PO Box 11931 Amman – Jordan

​​​